معرفی اشخاص
هر کارگاه، کارخانه، فروشگاه یا موسسه خدماتی، خواه ناخواه با موجودات انسانی سروکار دارند. گروهی از این انسان ها در خود این موسسات مشغول به کار می باشند و گروهی دیگر به واسطه خرید و فروش کالا با این موسسات ارتباط پیدا میکنند.
هر خرید یا فروش به سه حالت و یا سبدی از این حالتها با هم انجام می شود:
حالت اول:
دریافت پول از مشتریان بابت فروش کالا یا خدمات به آنها
پرداخت پول به دیگران بابت خرید کالا یا خدمات از آنها
حالت دوم:
دریافت چک و سفته از مشتریان بابت فروش کالا و یا خدمات به آنها
پرداخت چک و سفته به دیگران بابت خرید کالا یا خدمات از آنها
حالت سوم:
حساب دفتری یا نسیه مشتریان از ما در صورت فروش کالا و خدمات به آنها
حساب دفتری یا نسیه ما از دیگران بابت خرید کالا و خدمات از آنها
درحالت اول، چون پول به طور کامل دریافت می شود پس نیازی نیست که حتما مشتری را در سیستم حسابداری خود تعریف کنیم اما از نظر اصول حسابداری بهتر است او را تعریف کنیم. اما در حالت دوم و سوم حتما باید نام مشتری و مشخصات وی را بگیریم و در سیستم حسابداری خود تعریف کنیم در اینجا شناخت اشخاص صورت میگیرد. در حالت های دوم و سوم همانطور که مشاهده کردید هر کدام دو گزینه موجود است، درحالت دوم داریم:
حالت دوم:
دریافت چک و سفته از مشتریان بابت فروش کالا یا خدمات به آنها:
از آنجا که چک و سفته اصطلاحا با عنوان «اسناد تجاری» شناخته می شوند، از طرفی این مشتریان هستند که بابت کالایی که از ما می خرند باید وجه این چک ها را در موعد معین (تاریخ سررسید) پرداخت نمایند و ما دریافت کننده این وجه میباشیم، بنابراین نام این حساب در حسابداری «اسناد دریافتی» می باشد.
پرداخت چک یا سفته به دیگران بابت خرید کالا و خدمات از آنها:
در این حالت این ما هستیم که چک و سفته به دیگران می دهیم و در حقیقت پرداخت پولی در آینده را تقبل می کنیم، پس اولا ما سند تجاری و مالی صادر می کنیم ثانیا وجه آن را پرداخت می کنیم پس اگر این دو کلمه رو روی هم سوار کنیم می شود«اسناد پرداختنی»، اسناد پرداختی نیز می تواند شامل چک و سفته و برات و... باشد.
حساب دفتری یا نسیه مشتریان:
در این حالت نه پول داده می شود و نه چک و یا اسناد مالی دیگر بلکه صرفا اعتماد فروشنده به خریدار، تضمین کننده پرداخت بدهی توسط خریدار می باشد در این حالت به اصطلاح برای مشتری «حساب دفتری» باز می کنیم یعنی نام او و مبلغ بدهی اش را در یک دفتر به نام «دفتر بدهکاران/حساب های دریافتنی» درج می کنیم. در سیستم های کامپیوتری نیز حسابی با این عنوان ایجاد شده است.
حساب دفتری یا نسیه ما از دیگران بابت خرید کالا و خدمات از آنها:
در این حالت نیز مانند حالت قبل نه پول و نه سند مالی رد و بدل می شود تنها تفاوت آن اینست که این بار ما هستیم که باید به دیگران پول پرداخت نماییم و آنها از ما طلبکار هستند.
بنابراین نام آنها در دفاتر مالی ما با عنوان «بستانکاران یا حساب های پرداختنی» می آید.
تعریف اشخاص در نرم افزارهای حسابداری:
معمولا در نرم افزارهای حسابداری،بخشی به نام «معرفی اشخاص» یا «طرف حساب» وجود دارد و در این قسمت مشخصاتی همچون نام و نام خانوادگی/شماره کد اقتصادی/تلفن و آدرس/ و اطلاعات شخصی دیگر پر می شوند ضمنا در این قسمت باید نوع طرف حساب را نیز مشخص نماییم یعنی اگر نسیه خریده باشد، یعنی مثلا آقای حسنی از ما جنس خریده یا ما از او خرید کرده ایم اگر او از ما جنس خریده پس آقای حسنی زیر مجموعه حساب های دریافتنی یا اسناد دریافتنی ما می باشد یعنی اگر نسیه خریده باشد، حساب های دریافتنی و اگر چک یا سفته داده باشد در اسناد دریافتنی او را تعریف می کنیم یک قسمت دیگر که معمولا در همه نرم افزار ها تعبیه شده است مانده حساب این اشخاص می باشد یعنی هنگام تعریف یک شخص مثلا آقای حسنی در سیستم باید مشخص کنیم که آیا او قبلا مانده حسابی با ما داشته یا نه و اگر داشته مبلغ آن را در آنجا ثبت میکنیم.
معرفی حساب ها
حال که با مفاهیمی همچون صنعت و کالا و اشخاص آشنایی پیدا کرده اید، وارد مباحث جدی تری در حسابداری میشویم که الفبای حسابدری را تشکیل می دهند. همانطور که از نام حسابداری پیداست، حسابداری یعنی نگهداری از حساب ها، اما این حساب ها چیستند. در اکثر کتب حسابداری از عنوان «فرمول حسابداری» و یا «قانون حسابداری» برای تشریح این مفهوم استفاده می شود، اما من اصطلاح «ترازوی حسابداری» را بیشت�� میپسندم، اما ترازوی حسابداری چیست؟
اولین چیزی که به ذهن میرسد دو کفه بودن این ترازو است و سپس تعادل و توازن در مفهوم ترازو، کل حسابداری روی پاشنه این در میچرخد
دارایی بدهی + سرمایه
یعنی مجموع دارایی ما برابر است با مجموع بدهی به اضافه سرمایه، از فرمول بالا میتوان دو فرمول دیگر درآورد به شرح زیر:
دارایی = بدهی + سرمایه
سرمایه = دارایی – بدهی
بدهی + دارایی – سرمایه
یعنی سرمایه همان دارایی میباشد که مبلغ بدهی از آن کسر شده باشد و در حقیقت مقداری از دارایی که متعلق به شخصی میباشد.
اصلی ترین مفهوم حسابداری همین معادله یا ترازوی حسابداری است که متاسفانه در اکثر کتاب های دانشگاهی و غیر دانشگاهی حسابداری، خیلی سرسری و با عجله و تیتروار از کنارش می گذرند، در حالی که ستون حسابداری از دیپلم تا دکترا همه و همه وابسته به فهمیدن درست همین یک فرمول به ظاهر ساده می باشد و اگر دانشجو یا کارجو به درستی آن را نیاموخته باشد، حتی اگر مدرک دکتری هم بگیرد باز با حسابداری مشکل پیدا میکند. کسی نباید این مفهوم را دست کم گرفته یا صرفا حفظ کند. یک حسابدار باید قدرت استدلال و استنتاج خود را بالا ببرد و خودش بدون از بر کردن و حفظ تاریخ جغرافیایی حساب ها، فقط با ذهن کنکاش گر ریاضی محور، حساب ها را از هم تشخیص و در جای خود بنشاند.
میتوانید برای دریافت اطلاعات بیشتر جهت اخذ دیپلم حسابداری به صفحه دیپلم حسابداری مراجعه کنید.