اطالعات در قرن حاضر ارزشی معادل نفت در قرن بیستم را دارد. سیستم های اطلاعاتی داده های خام را پردازش و آنها را به اطالعات مفید تبدیل میکنند و اطلاعات تولید شده در اختیار مصرف کننده آن قرار میگیرد . در این سیستم ها اغلب از نظرات مصرف کنندگان، به عنوان بازخورد استفاده شده و براساس آن سیستم را بهبود می بخشند.
حیات سیستم های اطلاعاتی
هر موجودیتی از جمله سیستم های اطلاعاتی یک دوره حیات را سپری می کند. مانند هر موجود زنده ای روزی زاده می شود، دوران رشد خود را سپری کرده و به بلوغ می رسد. پس از آن دوران افول تا مرگ را ً از کار افتاده می شوند. می گذراند. سیستم های اطلاعاتی به ندرت دچار استهلاک فیزیکی می شوند بلکه غالبا بدین ترتیب که بازدهی عملکردشان در مقابل پیشرفت های سخت افزاری و نرم افزاری کاهش یافته و در نتیجه کنار گذاشته می شوند. این مفهوم را حیات سیستم می نامند. برای جلوگیری از افول الزم است سیستم به طور دائم احیا شود .
تجزیه و تحلیل سیستمهای اطلاعاتی برای احیای یک سیستم یا ایجاد یک سیستم جدید نیاز به تجزیه و تحلیل سیستم است . به فرایند شناخت جنبه های مختلف سیستم به منظور آشنایی با عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و بررسی میزان و نحوه ارتباط اجزای موجود در سیستم، تجزیه و تحلیل گفته می شود. با استفاده از تجزیه و تحلیل یک سیستم می توان اقدام به طراحی و تولید یک سیستم جدید یا مناسب ترکرد. تحلیلگر سیستم کسی است که تجزیه و تحلیل سیستم را انجام می دهد و راه حل هایی برای تغییر و بهینه سازی در سیستم ها ارائه می دهد .
مراحل تجزیه و تحلیل سیستم در فرایند تولید نرم افزار
گام اول: برنامه ریزی
گر هدف، بهبود سیستم موجود یا ایجاد سیستم جدید باشد، باید نیازهای جدید و یا مشکالت فعلی و خطرات احتمالی )ریسک(به دقت فهرست شوند. این نیاز ها ممکن است در حوزه های فنی، اقتصادی، منابع مورد نیاز سخت افزاری، نرم افزاری، منابع انسانی و ... باشد. ریسک را می توان شرایط نامطلوبی دانست که ً رخ می دهند. ریسک های پروژه، نرم افزار در حال توسعه و سازمان را تهدید می کنند. پس از بررسی واقعا امکانسنجی یا امکان انجام تغییرات، اولویت بندی، زمان بندی و همچنین تعیین محدوده سیستم از موارد مهم دیگر برنامه ریزی است. فرایند زمان بندی، کل کار پروژه را به فعالیت های جداگانه ای تقسیم می کند و زمان مورد نیاز برای کامل کردن این فعالیت ها را برآورد می کند .
گام دوم: جمع آوری اطلاعات
این گام در اصل، برقراری ارتباط با مشتریان و افراد ذی نفع است. نتیجه این فعالیت جمع آوری اهداف و نیازمندی ها خواهد بود. روش های جمع آوری اطالعات عبارت اند از: 1 نمونه برداری 2 استفاده از تجربیات قلمروهای مشابه 3 مشاهده محیط کاری 4 پرسش نامه 5 مصاحبه 6 نمونه سازی
1 نمونه برداری: با مطالعه مستندات ، فرم ها و پرونده ها می توان به حقایق بسیاری در مورد سیستم دست یافت. این اطلاعات بدون برخورد مستقیم با کاربران صورت می گیرد .
2 استفاده از تجربیات قلمروهای مشابه : در نقاط مختلف کشور و حتی دنیا، تیم های مختلفی بر روی سیستم مورد نظر کار کرده اند. راجع به سیستم های مشابه سفارش کالا می توان در اینترنت جست وجو کرد و فرم ها و مستندات آنها را مورد بررسی قرار داد.
3 مشاهده محیط کاری : مشاهده، یکی از مؤثرترین تکنیک ها برای گردآوری اطلاعات و درک سیستم است. در این روش تحلیلگر از نزدیک شاهد گردش کار در محیط خواهد بود.
4 پرسشنامه : پرسش نامه شامل دسته ای از پرسش هاست که برطبق اصول خاصی تدوین شده است و به صورت کتبی به افراد ارائه می شود. پاسخگو بر اساس نوع پرسش نامه مانند چهار گزینه ای به آن جواب می دهد. در این روش سؤالاتی به وسیله تحلیلگر طرح شده، بین کاربران محیط عملیاتی توزیع می شود .
5 مصاحبه: مهم ترین و پرکاربردترین روش جمع آوری اطلاعات به ویژه در سیستم ها و محیط های عملیاتی کوچک است. در این روش، ِ جمع آوری اطالعات به صورت رو در رو یا چهره به چهره (face to face )صورت می گیرد. مصاحبه کننده باید روابط عمومی بالایی داشته باشد. زیرا افراد مصاحبه شونده دارای نظرات، انگیزه و شخصیت متفاوتی هستند. یک مصاحبه می تواند در مراحل متعدد و با توجه به ابهامات تحلیلگر انجام شود
6 نمونه سازی (Prototype): به ِ عمل ِ ساخت یک ِ مدل کاری با مقیاس کوچک از نیازمندی های کاربران به منظورکشف یا وارسی و تأیید نیازمندی ها، نمونه سازی گفته می شود. این مدل می تواند بسیار مختصر و مفید باشد و حتی بر روی کاغذ پیاده سازی شود. با نمونه سازی، کاربر ارتباط میان خود و نرم افزار را حس کرده و متوجه نحوه عملکرد نرم افزار می شود.
گام سوم: طبقه بندی اطلاعات
دسته بندی اطلاعات به شکل های مختلفی مانند جدول و نمودار انجام شود. با استفاده از طبقه بندی اطلاعات می توان تصویر مشخصی از وضع موجود ارائه داد .
گام چهارم: نتیجه گیری و ارائه راه حل
در بخش نتیجه گیری، تحلیلگر به تفسیر یافته های خود می پردازد. کشف علت مشکلات سیستم در این مرحله روی می دهد. همچنین تحلیلگر با کمک خالقیت و ابتکار و شناختی که از وضع موجود سیستم دارد، راه حل هایی منطقی و قابل اجرا برای رفع مشکالت ارائه می دهد. در اینجا مواردی مانند مطابقت با قوانین و رعایت تناسب بین هزینه ها و منافع حاصل از اجرای طرح، باید مد نظر قرار گیرند.