ماهیت حساب
همه حسابداری را با دو واژه «بدهکار» و «بستانکار» میشناسند، اما برای خیلی از فارغ التحصیلان این رشته نیز این مفاهیم هنوز خوب جا نیفتاده است و علت اصلی آن هم بی توجهی به پایه و اساس حسابداری در ترم های نخستین دانشگاه و تدریس اصول حسابداری توسط اساتید نه چندان حرفه ای و متخصص می باشد. که مشکلات فراوانی را پیش روی این دانشجویان عزیز در سالهای آینده و در محیط کار قرار می دهد.
بدهکار
حسابی که ارزش را به خود جذب می کند ماهیت بدهکار دارد
هر شخصی که سود و یا فایده ای برده باشد، پس آن شخص ماهیت بدهکار پیدا میکند، چرا که ارزشی را به خود جذب کرده که همانا «پول» و «وجه نقد» و یا «چک دیگران» است، او با دریافت این چیزها ماهیت خود را بدهکار تعریف می کند.
هر جنس یا کالا یا دارایی یا پول و اقلام دیگر نقدی و غیرنقدی که وارد واحد اقتصادی شود، ماهیت بدهکار دارد.
هزینه هایی که واحد اقتصادی متحمل می شود، هم چنین زیان های وارده ماهیت بدهکار دارند.
آخرین نکته راجع به حساب های با ماهیت «بدهکار» اینست، که اصولا وقتی می گوییم مثلا «وجوه نقد» یا «وسایل نقلیه» که زیر مجموعه دارایی ها می باشند، ماهیت «بدهکار» دارند، یعنی اینکه افزایش آنها ماهیت بدهکار دارد و چنانچه دارایی کاهش یابد، یعنی کم شود برعکس بدهکار، بستانکار، می شود. مثلا اگر پول ما زیاد شود، حساب «وجوه نقد» ما بدهکار میشود، و اما اگر پول ما کم شود حساب «وجوه نقد» ما بدهکار می شود، اما اگر پول ما کم شود حساب«وجوه نقد» بستانکار می شود. چرا که ارزشی را از ما گرفته و کم کرده است، با این توضیح طرف «بستانکار» نیز تعریف می شود، اینگونه:
«هر حسابی که ارزشی را به کس یا چیزی برساند، ماهیت "بستانکار" دارد»
یعنی به صورت خلاصه:
بدهکار: گیرنده ارزش
بستانکار: دهنده ارزش
طرف بدهکار را همواره سمت راست مینویسیم و برعکس طرف بستانکار را سمت چپ می نویسیم.
هر مقدار پول یا دارایی یا اقلام نقدی و غیرنقدی که از واحد اقتصادی خارج شود، "ماهیت بستانکار" دارد.
ثبت زدن
به عمل «بدهکار ، بستانکار» کردن حساب ها، اصطلاحا «ثبت زدن» می گویند. ثبت زدن دارای یک سری مراحل خاص خودش است، برای مثال فرض کنید، شما به عنوان کارپرداز شرکت میبایست از نیاز به تعمیر در اتومبیل فوق حاصل کنید. یعنی از مسئول مربوطه در شرکت که بخش «ترابری » می باشد، در مورد تعمیر اتومبیل، پرس و جو نمائید.در این مواقع در شرکت های بزرگتر، برگ درخواستی به نام «برگه درخواست انجام هزینه کرد» و یا عباراتی از این قبیل توسط واحد نیازمند به ارائه خدمت پر میشود.
در صورتی که مدیرعامل یا رئیس شرکت موافقت کرد، زیر برگه درخواست وجه امضا کرده و پول از حسابداری برداشت میشود.
به فاکتور در تعمیرکار در این مثال اصطلاحا در حسابداری «اسناد مثبته» می گویند. یعنی اسنادی که اثبات کننده انجام شدن هزینه می باشند و میتوانند شامل موارد زیر نیز باشند:
رسیدهای بانکی، شامل فیش های واریزی و پرداخت، حواله های بانکی چه به صورت فکس یا کپی یا اصل، رسید چک های خرج شده و صادر شده.
فاکتور های دریافتی، مربوط به خرید موسسه و یا فاکتور فروش و پیش فاکتورها
قبوض آب و برق و گاز و تلفن و موبایل
حواله انبار و برگه خروج انبار و رسید انبار
صورتحساب های هزینه های انجام شده در داخل شرکت یا خارج از شرکت با مهر معتبر
پس از آنکه هزینه های فوق انجام پذیرفت، حسابدار بر اساس فاکتور ارائه شده از تعمیرکار موظف است، در یک برگه به نام «برگه سند حسابداری» ثبت را وارد کند.
پیوست هایی نیز به برگ فوق منگنه میکنیم، که عبارت است از پیش فاکتور و فاکتور تعمیرگاه مورد نظر و برگ درخواست وجه ، چنانچه مدیرمالی و مدیرعامل نیز این برگه را تایید و امضا نماید، این ثبت را وارد دفتری به نام «دفتر روزنامه» می کند.
البته در حال حاضر با الکترونیکی شدن سیستم های حسابداری، با ثبت فوق ، خود به خود این ثبت ها در دفتر روزنامه و کل نیز وارد می شود. دفتر روزنامه، دفتری است که ثبت های هر روز به ترتیب تاریخ در آن درج می شود.
دفتر کل نیز دفتری است که بابت هر حساب در آن صفحه ای اختصاص داده می شود و هر حساب هر وقت بدهکار یا بستانکار شد، کم یا زیاد می شود.
هزینه ها انواع مختلفی دارند
در یک واحد اقتصادی هزینه ها میتواند به انواع زیر تقسیم شوند:
هزینه های تولید: شامل هزینه آب و برق و گاز مصرفی کارخانه تولیدی / حقوق کارگران بخش تولید / هزینه اجاره محل کارخانه / هزینه استهلاک سالیانه کارخانه
هزینه های اداری: شامل هزینه آبدارخانه و پذیرایی / هزینه ملزومات اداری شامل کاغذ و نوشت افزار مصرفی / هزینه سوخت / هزینه آگهی / هزینه حقوق کارکنان و کارمندان بخش اداری
هزینه های مالی : شامل هزینه کارمزد بانکی / هزینه مشاوره مالیاتی / هزینه بهره وام دریافتنی / هزینه دلالی / هزینه مطالبات سوخت شده.
هزینه های توزیع و فروش : شامل هزینه انبارداری / هزینه بازاریابی / هزینه حقوق بخش فروش / هزینه وسایل نقلیه و سوخت مورد استفاده در بخش فروش.
در حسابداری، اصلی داریم به نام «اصل تطابق هزینه با درآمد» ، یعنی اگر بخواهیم سود و زیان یک شرکت را به دست بیاوریم ، باید هزینه همان دوره یا سال مالی را از درآمد همان دوره یا سال مالی کسر کنیم و نباید هزینه های سال های گذشته و یا هزینه های احتمالی سال های آینده را در آن دخالت دهیم.
و نکته دیگر اینکه مبلغ هزینه چه مقدار است، این نکته می تواند روشن کننده میزان سود و یا زیان شرکت باشد، چرا که اگر فرمول کلی سود و زیان را به شکل زیر در نظر بگیریم، داریم:
هزینه – درآمد = زیان / سود
سه حالت از فرمول بالا به دست می آید:
سود = هزینه<درآمد
زیان = هزینه > درآمد
نه سود و نه زیان = هزینه = درآمد
میتوانید برای دریافت اطلاعات بیشتر جهت اخذ دیپلم حسابداری به صفحه دیپلم حسابداری مراجعه کنید.